Scarico dati tachigrafo: ogni quanto e per quanto conservarli

La carta del conducente va scaricata al massimo ogni 28 giorni, l’unità di bordo del veicolo al massimo ogni 90. Lo dice il Reg. (UE) 581/2010. L’impresa conserva i dati scaricati almeno 12 mesi. In cabina il conducente deve avere le registrazioni del giorno in corso e dei 56 giorni precedenti.

Due memorie, due scadenze

Il tachigrafo digitale tiene i dati in due posti. La carta del conducente segue la persona da un mezzo all’altro. L’unità elettronica di bordo, la memoria di massa, resta sul veicolo e registra chiunque lo guidi.

Il Reg. 581/2010 è un regolamento della Commissione, adottato sulla base dell’art. 10 par. 5 del Reg. 561/2006, e vale direttamente in tutti gli Stati membri. Secondo i metadati dell’Ufficio delle pubblicazioni, consultati il 15 novembre 2026, è in vigore.

Cosa	Scadenza o durata	Dove sta scritto
Scarico della carta del conducente	Al massimo ogni 28 giorni	Reg. 581/2010, art. 1 par. 3 lett. b)
Scarico dell’unità di bordo	Al massimo ogni 90 giorni	Reg. 581/2010, art. 1 par. 3 lett. a)
Conservazione dei dati scaricati	Almeno 12 mesi dopo la registrazione	Reg. 561/2006, art. 10 par. 5 lett. a) punto ii)
Conservazione di fogli di registrazione e tabulati dell’art. 35	Almeno un anno dalla data di utilizzo	Reg. 165/2014, art. 33 par. 2
Registrazioni a bordo	Giorno in corso più i 56 giorni precedenti	Reg. 165/2014, art. 36

Le soglie sono massimi. L’art. 10 par. 5 del 561 chiede all’impresa di scaricare con la frequenza stabilita dallo Stato membro, e più spesso se serve a non perdere dati. Il 581 aggiunge che il trasferimento deve avvenire “in modo da evitare qualsiasi perdita”. Se c’è il rischio di perdere dati prima, i 28 giorni sono un tetto, non un appuntamento.

Come si contano i giorni

Il considerando 3 del Reg. 581/2010 dice che conviene contare solo i giorni in cui è stata registrata un’attività. È una frase del preambolo, non dell’articolo. Il nostro consiglio è contare i giorni di calendario: è la lettura che non ti lascia mai scoperto. È anche quella della DVSA, l’autorità britannica dei controlli, che per le regole “assimilate” rimaste in vigore nel Regno Unito dopo l’uscita dall’UE scrive “at least every 28 calendar days” per la carta e “at least every 90 calendar days” per l’unità di bordo.

Esempio con date fisse

Mario fa il bilico per un’impresa di Brescia. La sua carta viene scaricata martedì 3 marzo 2026. Lo scarico successivo va fatto entro martedì 31 marzo 2026, 28 giorni dopo.

Il trattore che guida ha avuto l’ultimo scarico della memoria giovedì 15 gennaio 2026. Il prossimo va fatto entro mercoledì 15 aprile 2026, cioè 90 giorni dopo.

Mercoledì 20 maggio 2026 Mario viene fermato per un controllo. Deve poter mostrare la carta e le registrazioni manuali e i tabulati dal 25 marzo al 20 maggio 2026. Se in quel periodo ha guidato anche un vecchio mezzo con tachigrafo analogico, servono anche quei fogli.

I dati della carta registrati il 10 marzo 2026, una volta scaricati, restano in archivio in azienda almeno fino al 10 marzo 2027.

56 giorni in cabina, non più 28

Fino al 30 dicembre 2024 il conducente doveva avere a bordo 28 giorni di registrazioni. Il Reg. 2020/1054 ha portato il periodo a 56 giorni, con effetto dal 31 dicembre 2024.

Con il tachigrafo digitale l’art. 36 par. 2 chiede tre cose: la carta del conducente, ogni registrazione manuale e ogni tabulato fatti nel giorno in corso e nei 56 giorni precedenti, e i fogli di registrazione dello stesso periodo se il conducente ha guidato veicoli con tachigrafo analogico. Con il tachigrafo analogico valgono i fogli del giorno in corso e dei 56 giorni precedenti, la carta se la possiede, i tabulati e le registrazioni manuali.

Se qualcosa manca, l’art. 36 par. 3 permette al controllore di valutare altri documenti che giustifichino l’assenza delle registrazioni. Un’apertura, non un diritto.

In azienda

L’art. 33 par. 2 del 165/2014 chiede di tenere i fogli di registrazione e i tabulati fatti in base all’art. 35 (carta guasta, persa o rubata) per almeno un anno, in ordine cronologico e in forma leggibile. Se il conducente chiede copia dei dati scaricati dalla sua carta, l’impresa gliela deve dare.

Lo stesso art. 33, al par. 1, mette in capo all’impresa la formazione dei conducenti sull’uso del tachigrafo e i controlli periodici sul loro uso corretto. Lo scarico regolare è il modo più semplice per fare quei controlli: i file letti ogni mese mostrano gli errori quando si possono ancora correggere.

Se la carta si rompe proprio prima dello scarico, la procedura è quella della carta del conducente smarrita o guasta. I limiti di guida che questi dati servono a controllare sono nella guida ai tempi di guida del Reg. 561/2006, e per le assenze dal veicolo c’è il pezzo sul modulo di attestazione delle attività. Chi monta un tachigrafo intelligente versione 2 ha le stesse scadenze di scarico.

Cosa fare in pratica

Mettete in calendario lo scarico di ogni carta a 21-25 giorni e quello di ogni veicolo a 60-80, così un’assenza o un fermo officina non vi porta oltre la soglia. Tenete i file in due copie, con data di scarico, per almeno 12 mesi. Ricordate ai conducenti che in cabina servono 56 giorni di tabulati, non più 28.

Cosa non copre questo articolo. In questo giro di lettura non abbiamo letto norme italiane (Normattiva, MIT) che fissino una frequenza di scarico diversa da quella del Reg. 581/2010. Se esiste un atto nazionale con periodi più brevi, va applicato quello. Non trattiamo le sanzioni per il mancato scarico, che sono nazionali.

I testi UE sono stati letti dal repository dell’Ufficio delle pubblicazioni, perché EUR-Lex non era raggiungibile il 15 novembre 2026.