Descarga del tacógrafo: cada cuánto y cuánto tiempo guardar los datos

La tarjeta de conductor se descarga como máximo cada 28 días y la unidad intravehicular como máximo cada 90. Lo fija el Reglamento (UE) 581/2010. La empresa guarda los datos descargados al menos 12 meses. En cabina, el conductor debe llevar los registros del día en curso y de los 56 días anteriores.

Dos memorias, dos plazos

El tacógrafo digital guarda los datos en dos sitios. La tarjeta de conductor va con la persona de un camión a otro. La unidad intravehicular, la memoria masiva, se queda en el vehículo y registra a cualquiera que lo conduzca.

El Reglamento 581/2010 es un reglamento de la Comisión, adoptado sobre la base del art. 10.5 del Reglamento 561/2006, y se aplica directamente en todos los Estados miembros. Según los metadatos de la Oficina de Publicaciones, consultados el 15 de noviembre de 2026, está en vigor.

Qué	Plazo o duración	Dónde está escrito
Descarga de la tarjeta de conductor	Como máximo cada 28 días	Regl. 581/2010, art. 1.3 b)
Descarga de la unidad intravehicular	Como máximo cada 90 días	Regl. 581/2010, art. 1.3 a)
Conservación de los datos descargados	Al menos 12 meses desde el registro	Regl. 561/2006, art. 10.5 a) ii)
Conservación de hojas de registro e impresiones del art. 35	Al menos un año desde su uso	Regl. 165/2014, art. 33.2
Registros a bordo	Día en curso más los 56 días anteriores	Regl. 165/2014, art. 36

Son máximos. El art. 10.5 del 561 pide a la empresa descargar con la frecuencia que fije el Estado miembro, y más a menudo si hace falta para no perder datos. El 581 añade que la transferencia debe evitar “cualquier pérdida”. Si hay riesgo de perder datos antes, 28 días son un techo, no una cita.

Cómo se cuentan los días

El considerando 3 del Reglamento 581/2010 dice que conviene contar solo los días con actividad registrada. Esa frase está en el preámbulo, fuera del articulado.

Nuestro consejo: contar días naturales. Es la lectura que nunca le deja al descubierto. Es también la de la DVSA, la autoridad británica de control, para las normas “asimiladas” que siguen vigentes en el Reino Unido tras su salida de la UE: “at least every 28 calendar days” para la tarjeta y “at least every 90 calendar days” para la unidad intravehicular.

Un ejemplo con fechas fijas

Mario conduce un tráiler para una empresa de Brescia. Su tarjeta se descarga el martes 3 de marzo de 2026. La siguiente descarga toca como tarde el martes 31 de marzo de 2026, 28 días después.

La tractora que conduce tuvo la última descarga de la memoria el jueves 15 de enero de 2026. La próxima toca como tarde el miércoles 15 de abril de 2026, 90 días después.

El miércoles 20 de mayo de 2026 a Mario le paran en un control. Debe poder enseñar la tarjeta, las entradas manuales y las impresiones del 25 de marzo al 20 de mayo de 2026. Si en ese periodo condujo un camión viejo con tacógrafo analógico, también hacen falta esas hojas.

Los datos de la tarjeta registrados el 10 de marzo de 2026, una vez descargados, se quedan en el archivo de la empresa al menos hasta el 10 de marzo de 2027.

56 días en cabina

Hasta el 30 de diciembre de 2024 el conductor llevaba a bordo 28 días de registros. El Reglamento 2020/1054 subió el periodo a 56 días, con efecto desde el 31 de diciembre de 2024.

Con tacógrafo digital, el art. 36.2 pide la tarjeta de conductor, cada entrada manual e impresión hechas el día en curso y los 56 días anteriores, y las hojas de registro del mismo periodo si el conductor llevó vehículos con tacógrafo analógico. Con tacógrafo analógico valen las hojas del día en curso y de los 56 días anteriores, la tarjeta si la tiene, y las impresiones y entradas manuales del mismo periodo.

Si falta algo, el art. 36.3 permite al agente valorar cualquier otro documento que justifique la falta de registros. Es un margen, nada más.

En la oficina

El art. 33.2 del 165/2014 exige guardar las hojas de registro y las impresiones hechas según el art. 35 (tarjeta averiada, perdida o robada) al menos un año, en orden cronológico y de forma legible. Si el conductor pide copia de los datos descargados de su tarjeta, la empresa se la tiene que dar.

El mismo artículo, en su apartado 1, hace responsable a la empresa de formar a los conductores en el uso del tacógrafo y de comprobar con regularidad que lo usan bien. La descarga periódica es la forma más sencilla de hacer esas comprobaciones: los archivos leídos cada mes muestran los errores cuando aún se pueden corregir.

Si la tarjeta se rompe justo antes de la descarga, el procedimiento es el de la tarjeta de conductor perdida, robada o averiada. Los límites que estos datos sirven para controlar están en la guía de tiempos de conducción y descanso, y las ausencias del vehículo en el artículo sobre el certificado de actividades. Con el tacógrafo inteligente V2 los plazos de descarga son los mismos.

En la práctica

Programe la descarga de cada tarjeta a los 21-25 días y la de cada vehículo a los 60-80, para que una baja o una semana en el taller no le lleve más allá del límite. Guarde dos copias de cada archivo, con la fecha de descarga, durante al menos 12 meses. Recuerde a los conductores que en cabina hacen falta 56 días de impresiones.

Lo que este artículo no cubre. En esta ronda no hemos leído normas nacionales (para Italia, Normattiva o el ministerio de Transportes) que fijen una frecuencia de descarga distinta de la del Reglamento 581/2010. Si una norma nacional fija plazos más cortos, se aplica esa. No tratamos las sanciones por no descargar, que son nacionales.

Los textos de la UE se han leído en el repositorio de la Oficina de Publicaciones, porque EUR-Lex no estaba accesible el 15 de noviembre de 2026: primero en italiano, después cotejados con el texto español.